Waarom contactformulieren aanvragen kwijtraken
En hoe u zelf test of dat bij u gebeurt. Een formulier kan er prima uitzien en toch berichten kwijtraken, zonder dat u of uw klant het merkt.
Waar het mis kan gaan
De melding gaat naar het verkeerde adres
Het formulier stuurt meldingen nog naar een oud of ongelezen e-mailadres, bijvoorbeeld van een vorige webbouwer of een adres dat niet meer bestaat.
De melding belandt in de spam
De website verstuurt mail namens uw adres zonder de juiste instellingen. Uw mailprogramma vertrouwt dat niet en zet het bericht in de spam, of weigert het.
Het formulier werkt niet (meer)
Na een update geeft het formulier een fout, of blokkeert een captcha klanten op hun telefoon. Op het scherm is dat niet altijd te zien.
De klant weet niet of het gelukt is
Er komt geen duidelijke bevestiging, op het scherm of per mail. De klant twijfelt, belt niet en vraagt het ergens anders aan.
Te veel of te weinig verplichte velden
Bij te veel verplichte velden haakt een klant af. Bij te weinig moet u eerst nog het adres of telefoonnummer navragen.
Geen terugvalroute
Werkt het formulier niet, dan is er geen klikbaar telefoonnummer of e-mailadres als alternatief.
Een voorbeeld
Een installatiebedrijf stapt over naar een nieuw e-mailadres. Het oude adres wordt na een tijdje opgeheven. Niemand denkt eraan dat het contactformulier op de website nog naar dat oude adres stuurt.
Klanten vullen het formulier in en zien keurig "Bedankt, wij nemen contact op". De meldingen komen nergens aan. Pas als een klant na een tijd belt en vraagt waarom hij nooit iets hoorde, valt het op. Hoeveel aanvragen er in de tussentijd verloren gingen, is niet meer na te gaan.
Met één testbericht na de overstap was dit meteen zichtbaar geweest.
Zelf testen, stap voor stap
Zoek het formulier op uw telefoon
Open uw website op uw telefoon, zoals een klant dat doet. Is het formulier snel te vinden en goed in te vullen, zonder in te zoomen?
Vul één duidelijk testbericht in
Zet "TEST" in de naam en in het bericht, en gebruik een eigen e-mailadres dat niet hetzelfde is als het adres waar de meldingen heen gaan. Zo houdt u test en echte aanvragen uit elkaar.
Laat eerst een verplicht veld leeg
Krijgt u een duidelijke foutmelding bij het juiste veld? Vul het daarna alsnog in.
Verstuur en kijk naar het scherm
Ziet u een duidelijke bevestiging? Staat erbij wat er nu gebeurt, bijvoorbeeld wanneer u reageert?
Controleer of de melding aankomt
Kijk in de mailbox waar aanvragen horen binnen te komen, ook in de spammap. Noteer hoe lang het duurde. Komt er niets binnen, laat dan uw webbouwer of hostingpartij kijken naar het e-mailadres in het formulier en de verzendinstellingen.
Controleer de bevestiging voor de klant
Stuurt het formulier een bevestigingsmail naar de klant? Kijk in de mailbox van het adres dat u bij stap 2 invulde, ook in de spam.
Kijk naar privacy en alternatieven
Staat er een link naar uw privacyverklaring bij het formulier? Zijn uw telefoonnummer en e-mailadres klikbaar, voor als het formulier toch niet werkt?
Herhaal na elke wijziging
Test opnieuw na een update van de website, een andere hosting of een nieuw e-mailadres. Zet daarnaast een vaste herinnering in uw agenda.
Liever dat wij meekijken?
Stuur ons het adres van uw website voor de gratis formuliercheck. U krijgt een korte terugkoppeling. Wij passen niets aan op uw website.
Veelgestelde vragen
Hoe weet ik of mijn contactformulier werkt?
Door het zelf één keer te testen zoals een klant: versturen, de bevestiging bekijken en controleren of de melding echt bij u binnenkomt.
Doe dat op uw telefoon en kijk ook in de spammap. Een formulier dat op het scherm netjes 'Bedankt' toont, kan de melding toch naar een verkeerd of oud e-mailadres sturen.
Waarom komen formulierberichten in de spam terecht?
Vaak omdat de website mail verstuurt namens een adres waarvoor de server geen toestemming heeft.
Mailprogramma's controleren of een afzender echt mag versturen, met instellingen als SPF, DKIM en DMARC. Klopt dat niet, dan belandt de melding in de spam of komt hij helemaal niet aan. Uw webbouwer of hostingpartij kan dit instellen, bijvoorbeeld door de website via een echte mailserver (SMTP) te laten versturen.
Hoe vaak moet ik mijn formulier testen?
Na elke wijziging aan uw website, hosting of e-mailadres, en daarnaast op een vast moment, bijvoorbeeld elk kwartaal.
Een update van een plug-in, een verhuizing naar een andere hosting of een nieuw e-mailadres kan ervoor zorgen dat meldingen niet meer aankomen, zonder dat iemand een foutmelding ziet. Zet daarom een herinnering in uw agenda.
Wat is de gratis formuliercheck?
Wij bekijken uw contact- of offerteformulier zoals een klant het ziet en sturen u een korte terugkoppeling. Gratis en vrijblijvend.
U stuurt ons alleen het adres van uw website. Wij versturen hooguit één duidelijk gemarkeerd testbericht en passen niets aan op uw website.
Heeft deze website zelf een contactformulier?
Nee. Deze website heeft bewust geen formulier; u kunt ons mailen, bellen of appen.
Zo zijn er hier geen formuliergegevens om te beveiligen en kan er geen melding kwijtraken. Voor de aanvraagassistent die wij inrichten, gebruiken we een Google Formulier in uw eigen account.